Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van MZ&PC de Reest, gevestigd te Badweg 1, 7944 HJ Meppel, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40045742. In dit document wordt MZPC de Reest ook aangeduid als “de Vereniging”.

MZ&PC de Reest hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we hiermee omgaan. Ons uitgangspunt is dat we voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Mocht u vragen of opmerkingen hebben over deze privacyverklaring of uw persoonlijke gegevens? Stuur dan een bericht naar secretariaat@mzpcdereest.nl.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die jij als lid, ouder/verzorger, vrijwilliger, sponsor of betrokkene aan ons verstrekt. Dit kan onder andere de volgende gegevens omvatten:

• Persoonlijke gegevens: Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht.
• Financiële gegevens: Bankrekeningnummer (voor contributiebetalingen).
• Sportgegevens: Startvergunningnummer, behaalde zwemdiploma’s, wedstrijdresultaten.
• Overige gegevens: Foto’s en video’s van evenementen (alleen met toestemming).

Onze gegevens worden hoofdzakelijk in het ledenadministratiesysteem Sportlink van de KNZB bewaart. Toegang tot Sportlink is beperkt tot bevoegde personen, die betrokken zijn bij de ledenadministratie en de financiële administratie, die in het bezit worden gesteld van een toegangscode met wachtwoord.

Zie bijlage 1 voor een gedetailleerder overzicht van gegevens die wij verwerken.

2. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beheren van lidmaatschappen en het onderhouden van contact met jou als lid, ouder/verzorger, vrijwilliger, sponsor of betrokkene van MZPC de Reest.
• Het innen van contributies en andere betalingen.
• Het organiseren van trainingen, wedstrijden, evenementen en andere activiteiten van de verenigingen.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Het delen van informatie via e-mail, nieuwsbrief of sociale media (met jouw toestemming).

3. Delen van persoonsgegevens

Wij delen jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is. Onder punt 10 leggen we dit specifiek uit aan wie we dat doen en waarvoor we dat doen.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er wettelijke verplichtingen gelden.

• Lidmaatschapsgegevens: 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap.
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Foto’s en video’s: Tot intrekking van toestemming en wanneer er een verzoek wordt ingediend via secretariaat@mzpcdereest.nl om specifiek beeldmateriaal te verwijderen.

5. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Denk hierbij aan:

• Beveiligde toegang tot ons ledenadministratiesysteem.
• Het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot geautoriseerde personen.

Als er een datalek wordt vastgesteld, dan zal de vereniging zo snel mogelijk, in ieder binnen 48 uur, de betrokken informeren. De vereniging zal alle inlichtingen verschaffen die noodzakelijk zijn om het incident te kunnen beoordelen.

De vereniging neemt passende vervolgstappen ten aanzien van het datalek en neemt zo spoedig mogelijk maatregelen om verdere schade te beperken. De vereniging houdt zich hierbij aan de privacywet (AVG).

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Inzage te vragen in jouw persoonsgegevens.
• Foutieve gegevens te laten corrigeren.
• Jouw gegevens te laten verwijderen (voor zover dit niet strijdig is met wettelijke verplichtingen).
• Bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens voor specifieke doeleinden.

Je kunt een verzoek indienen via: secretariaat@mzpcdereest.nl. Wij reageren uiterlijk binnen 4 weken.

7. Gebruik van foto’s en video’s

Tijdens onze evenementen maken we soms foto’s en video’s. Deze gebruiken we mogelijk voor promotiedoeleinden, zoals op onze website of social media. Als je hier bezwaar tegen hebt, kun je dit aangeven bij de aanmelding of via secretariaat@mzpcdereest.nl. Bij het aanmeldingsformulier geef je specifiek toestemming om op foto’s en video’s te staan die wij openbaar publiceren. Heb je wel toestemming gegeven maar wil je dit achter toch wijzigingen. Dan kan je een verzoek indienen bij secretariaat@mzpcdereest.nl.

8. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website: www.mzpcdereest.nl. Wijzigingen in het beleid worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

9. Toestemming voor verwerking van persoonsgegevens via website

Leden van MZPC de Reest moeten zich verplicht via het digitale aanmeldformulier op https://www.mzpcdereest.nl/lidmaatschap/aanmelden. Bij het online inschrijven voor het lidmaatschap wordt expliciet opgenomen dat gegevensverwerking zal plaatsvinden en dat het recht bestaat op inzage, correctie, overdracht, informatie en vergetelheid.

Als tekst wordt daarvoor gebruikt:

“Met dit formulier geeft u toestemming aan de vereniging om uw persoonsgegevens (of die van uw kind onder de 18 jaar) te gebruiken. De vereniging heeft deze gegevens nodig om alles goed te laten verlopen. Denk hierbij aan het regelen van clubzaken, het plaatsen van berichten over sportprestaties op de website of in de krant, en het helpen van leden bij het halen van hun sportdoelen.

De vereniging houdt zich hierbij altijd aan de wet en aan de privacyregels. In de privacyverklaring op de website van MZ&PC de Reest kunt u precies nalezen hoe zij met uw gegevens omgaan. (www.mzpcdereest.nl).

Het lid heeft het recht op inzage in de vastgelegde gegevens, correctie van onjuiste vastleggingen, van overdracht en vergetelheid. Correspondentie hierover vindt plaats door tussenkomst van de secretaris van de vereniging (secretariaat@mzpcdereest.nl).”

In het aanmeldformulier op de website moeten leden apart aanvinken dat het lid verklaart:

☐ “Ik heb de privacyverklaring gelezen”

Het lezen van de privacyverklaring is een verplichte stap. Anders kan de aanmeldingen niet worden voltooid en kan je geen lid worden van MZPC de Reest.

Voor het gebruiken van beeldmateriaal vragen wij apart expliciete toestemming op het aanmeldformulier op de website. Hierin geeft het lid toestemming om herkenbaar op foto- en videomateriaal te staan voor de communicatiedoeleinden van de vereniging. Deze toestemming is niet verplicht voor het aanmelden. Als er geen toestemming wordt gegeven dan wordt de betreffende afdeling/commissie waar het lid actief zal zijn hierover geïnformeerd. Op het aanmeldformulier op de website wordt dit als volgt ingericht:

☐ “Ik geef toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal waarop ik herkenbaar in beeld ben voor communicatiedoeleinden van de vereniging (website, social media, etc.).”

10. Delen van persoonsgegevens

Voor het uitvoeren van de overeenkomst die een lid aangegaan is met de vereniging is het noodzakelijk om persoonsgegevens te delen met een aantal partijen. Al deze partijen zijn hieronder genoemd. De vereniging deelt alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is de persoonsgegevens van de leden met de volgende organisaties.

Koninklijke Nederlandse Zwembond

De KNZB heeft bepaalde persoonsgegevens nodig van leden en vrijwilligers die official zijn en/of willen meedoen met competities, wedstrijden en andere door de KNZB georganiseerde activiteiten. Gegevens die wij delen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortejaar, diplomaniveau. Het privacy beleid van de KNZB is te vinden op: www.knzb.nl/kennisartikelen/privacy-statement-knzb.

Bad Hesselingen (Stichting Zwembad Meppel)

MZPC de Reest huurt het zwembad van bad Hesselingen. MZPC de Reest heeft voor het gebruik van wedstrijden en trainingen een huurovereenkomst gesloten met bad Hesselingen. Onderdeel van deze huurovereenkomst zijn de algemene voorwaarden voor verhuur van bad Hesselingen, bedrijfsnoodplan en het toezichtplan. Voor kaderleden die rechtstreeks aan het zwembad staan voor het geven van trainingen of coachen van wedstrijden dient de vereniging een lijst met namen te overhandigen. Bij deze gegevens wordt aangegeven: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, of er een VOG screening heeft plaatsgevonden.

Gemeente Meppel

De gemeente Meppel kan persoonsgegevens opvragen van alle leden onder de 18 jaar oud van MZPC de Reest om de jeugdsportsubsidie toe te kunnen kennen. De gegevens die wij enkel op verzoek delen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum. Het privacy beleid van de Gemeente Meppel is te vinden op: www.meppel.nl/direct-regelen/melding-klacht-en-bezwaar/privacyverklaring-gemeente-meppel.

Justis

MZPC de Reest hanteert in het vrijwilligersbeleid dat vrijwilligers een VOG moeten overhandigen. Vrijwilligers die hiervoor in aanmerking komen krijgen een persoonlijke link om gegevens voor deze VOG verklaring in te dienen. Het aanvragen van de VOG loopt via Justis. Justis is de screeningsautoriteit van het Nederlandse Ministerie van Justitie en Veiligheid, verantwoordelijk voor het beoordelen van de integriteit en betrouwbaarheid van personen en organisaties. De organisatie is de enige instantie in Nederland die VOG afgeeft. Justis heeft de volgende persoonsgegevens nodig van vrijwilligers van de MZPC de Reest om een VOG aanvraag te kunnen starten: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres.

11. Functionaris Gegevensbescherming

MZPC de Reest heeft geen functionaris gegevensbescherming vanwege de volgende redenen:

• De vereniging verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
• De vereniging is geen publieke organisatie of overheid.
• Wij volgen niet op grote schaal individuen.

12. Contact

Voor vragen of klachten over deze privacyverklaring kun je contact met ons opnemen via:

• E-mailadres: secretariaat@mzpcdereest.nl.
• Adres: Badweg 1, 7944 HJ Meppel

Als je het niet eens bent met de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan, kun je contact opnemen met het bestuur via secretariaat@mzpcdereest.nl.

Bijlage 1: specifieke gegevens verwerking MZPC de Reest

1. Naam (N)
2. Adres (A) en woonplaats (W)
3. E-mailadres (E), telefoonnummer(s) (T)
4. Geboortedatum
5. Bankrekeningnummer voor het voldoen aan de financiële verplichtingen
6. Begindatum en einddatum lidmaatschap
7. Statuswijzigingen lidmaatschap
8. Gegevens over taken en functies vervuld binnen de vereniging (taak, begindatum en einddatum)
9. Gegevens van behaalde prijzen, erkenningen met datum van uitreiken, persoonlijke records etc.
10. Gegevens over zwem- en zwemsportdiploma’s
11. Wedstrijdresultaten
12. Startnummer
13. Pasfoto, indien noodzakelijk voor deelname aan sportactiviteiten en van kaderleden en officials
14. Contactgegevens van ouders/voogd(en) bij minderjarigen
15. Foto’s van activiteiten, evenementen en wedstrijden